Matière de Confidentialité – Interne

Le notaire est un officier public et ministériel qui joue un rôle institutionnel de garantie et d’impartialité. Il a pour mission d’authentifier publiquement les actes établis entre particuliers et les informations qu’ils contiennent de manière à leur confier une force probante et exécutoire. Il assure également le contrôle de la légalité des actes et fournit une assistance juridique qualifiée destinée à faire en sorte que les actes établis obtiennent, dans les limites autorisées, le résultat recherché par les parties.

LA COLLECTE DES DONNEES

Pour exercer ses fonctions, le notaire est contraint d’utiliser certaines informations qui vous concernent vous et les autres parties éventuellement intéressées. Il s’agit d’informations à caractère personnel ou patrimonial qui sont traitées de manière électronique ou manuelle. Les informations sont soit communiquées directement par vos soins ou par un tiers intéressé, soit collectées auprès de tiers, le plus souvent par la consultation d’archives tenues en général par des organismes publics et quelques fois par des organismes privés.

En conséquence, en fonction de la nature de son mandat, le notaire consulte (ou fait consulter) le cadastre, les registres immobiliers, le répertoire des entreprises, le registre d’état civil et d’autres registres publics analogues afin d’obtenir les informations nécessaires pour l’accomplissement de son mandat. Les registres consultés se trouvent parfois à l’étranger, comme par exemple lorsque le notaire est saisi pour recevoir un acte dans lequel intervient une entreprise étrangère.

Ces informations, collectées dans une mesure strictement nécessaire à la fonction notariale, au mandat donné et aux formalités comptables, fiscales et d’assurance qui en découlent, sont conservées à l’étude pendant la période impartie par les différentes réglementations sectorielles en vigueur (ex. loi notariale pour les actes originaux, code civil pour les mesures de publication, réglementation fiscale pour les données de facturation et de comptabilité, réglementation anti-blanchiment pour les informations relatives à la vérification adéquate) ; sans ces informations, le notaire n’est pas en mesure d’accomplir le mandat qui lui a été confié. Les données qui vous concernent sont collectées chaque fois qu’elles sont nécessaires aux fins des différents actes et opérations auxquels elles restent associées dans nos archives, sur support papier et informatique. Pour ces services, nous nous appuyons sur des acteurs de confiance qui, en qualité de responsables du traitement, accomplissent pour notre compte des missions de nature technique et organisationnelle. Leur liste est constamment mise à jour et vous pouvez la consulter facilement et gratuitement en la demandant au personnel de l’étude.

LA COMMUNICATION DES DONNEES

Le notaire est lui-même tenu de communiquer certaines informations à des organismes publics dans les cas prévus par la loi et dans le respect inconditionnel des modalités prévues par la loi. Les informations communiquées sont le plus souvent destinées à mettre à jour les registres publics d’où sont extraites la plupart des données qui vous concernent vous et les autres parties à l’acte.

La plupart des communications sont de type télématique sous la forme de données structurées et à l’aide d’instruments informatiques et télématiques installés dans l’étude. A cet effet, les notaires italiens ont mis en place un réseau télématique confidentiel et protégé, à couverture nationale, et un système exclusif de signature numérique régi par sa propre autorité de certification afin de garantir au public, dans ce domaine également, une sécurité maximale.

Les données à caractère personnel vous concernant seront communiquées par exemple :

• à l’Agenzia delle Entrate (Trésor public) anciennement “Bureau du registre” (Ministère de l’économie et des finances) aux fins de l’enregistrement fiscal du contrat ;
• à l’Ufficio del Territorio (Bureau du territoire) anciennement “conservatoire des registres immobilier et bureau du cadastre” (Ministère de l’économie et des finances) aux fins de la transcription du contrat et de sa cession ;
• à l’Ufficio dello stato civile (Bureau de l’état civil) pour les formalités de son ressort (ex. annotation en marge d’un acte de mariage d’une convention de séparation des biens) ;
• au Registro delle Imprese (Répertoire des entreprises) pour la constitution de société de personnes ou de capitaux, la modification de statuts et de pactes, la cession de parts sociales et autres opérations similaires.

Les archives des différents organismes publics sont accessibles selon des modalités spécifiques réglementées directement par la loi ; il s’agit principalement de registres publics consultables par quiconque.

En outre, les données à caractère personnel des clients de l’étude notariale sont collectées et traités de manière structurée en vertu des dispositions de la législation de lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme (Décrets législatifs 109/2007 et 231/2007, règles de mise en œuvre, d’ajout et de modification) et des élaborations successives de la part des organismes publics compétents.

CATEGORIES PARTICULIERES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

En vertu des articles 9 et 10 du règlement UE n° 2016/679, vous êtes susceptible de communiquer au notaire, aux fins de l’accomplissement de son mandat, des données qualifiables de “catégories particulières de données à caractère personnel” à savoir les données qui révèlent “l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique” ou des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et des infractions exigées par la loi. Ces catégories de données ne pourront être traitées qu’après votre consentement libre et explicite, manifesté par écrit en bas de la présente note d’information, ou en vertu de l’article 9, paragraphe 2, points f) et g) du règlement UE n° 2016/679, sans ces informations, le notaire ne peut pas accomplir le mandat qui lui est confié.

EXISTENCE D’UN PROCESSUS DECISIONNEL AUTOMATISE, Y COMPRIS LE PROFILAGE

Le notaire n’adopte aucun processus décisionnel automatisé, y compris le profilage, visé à l’article 22, paragraphes 2 et 4 du règlement UE n° 2016/679.

DONNEES ERRONEES OU NON MISES A JOUR

Vous êtes en droit d’accéder à tout moment aux données à caractère personnel vous concernant. De même, vous pouvez demander leur rectification ou leur effacement, ou une limitation du traitement vous concernant, et disposer du droit de vous opposer à un traitement spécifique pour des raisons légitimes et du droit à la portabilité des données et au retrait de votre consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ; sans préjudice des dispositions qui suivent relatives au droit à l’effacement, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle identifiée par la loi italienne.

DROIT A L’EFFACEMENT (“DROIT A L’OUBLI”)

L’acte notarial, comme tout document public analogue destiné à des archives publiques, doit être conservé de manière inaltérée dans le temps dans sa teneur originale. En conséquence, les données à caractère personnel communiquées aux fins de la mission professionnelle ne peuvent pas être effacées dès lors qu’elles inscrites dans des registres ou des actes tenus conformément à loi notariale (L. 89/1913 et modifications successives), et ont été collectées :

* pour l’accomplissement d’une obligation légale exigeant leur traitement ;

* dans l’exercice de pouvoirs publics dont le titulaire du traitement est investi ;

* aux fins d’un archivage dans l’intérêt public ;

* pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit devant les tribunaux. “

Pour cette même raison, toute modification ultérieure des données qui y sont contenues ne doit et ne peut entraîner aucune modification de l’acte, mais elle doit être documentée selon ses propres modalités. Le changement d’adresse, par exemple, est communiqué à l’état civil mais il n’entraîne aucune modification de l’acte notarial. De même, au terme du paiement d’un prêt hypothécaire, l’acte correspondant n’est pas détruit et aucune annotation n’y est pas non plus apposée, mais l’extinction de la garantie qui accompagne la dette peut être publiée dans les registres immobiliers en suivant la procédure prévue par la loi.

En revanche, lorsque des actes notariés doivent être corrigés en raison du caractère manifestement erroné de certains de leurs contenus, la rectification ne peut être effectuée qu’au moyen d’un acte notarié supplémentaire.

Comme évoqué précédemment, le titulaire du traitement des données vous concernant est le notaire RAFFAELLA POLI CAPPELLI dont l’étude est sise à Turin, via Papacino n° 2, auquel vous pouvez adresser toute demande.